到底該不該導入OpenOffice.org ?

上周五參加了Novell所舉辦的企業導入Linux要訣研討會，讓我又重新開始思考起了這個問題。

我們到底該不該導入OpenOffice.org?

這個問題可以從3W開始談起：

(1)What

什麼是OpenOffice.org?

OpenOffice.org(以下簡稱OOo)是一套辦公室應用的自由軟體，可以免費下載取得程式及原始碼，功能足以應付一般文件編輯、簡報製作以及試算表應用。

有這麼好的東西!?那誰還要花錢用微軟的Office?

事情當然沒這麼簡單。OOo雖然足以應付一般性文書處理，但是在與使用MS-Office的人交換文件時，常會出現文件走位或是異常現象，排版無法完全達到一致，這對於官方文件或是重要商業資料時，無疑是一大致命傷。

再者，雖然OOo已做得跟MS-Office十分相似，但仍有許多功能上操作的方式不同，使用者需要花一些時間適應。

(2)Why

為什麼我們要用OpenOffice.org?

1. 免費。最多企業導入的原因。從此再也不用付微軟授權費了。
2. 開放文件格式。OOo採用ODF格式儲存文件，就算將來OOo不見了，你也可以找到其他編輯軟體來開啟你寶貴的文件。
3. 跨平台。不論是Linux,Windows,MAC,...一堆平台都可以安裝OOo。

在以上兩個W之後，我們必須決定要不要導入OOo，要的話才會有下一個W的出現。

有幾個考量的重點：

1. 是否已經購買微軟Office的永久授權? 如果你們公司已經購買了微軟Office的永久授權，就算你導入OOo，短期間你也不會看見成本上的減少，反而是導入後的初始混亂期，將導致公司雞飛狗跳，提出意見的人沒有什麼可以堅持的利器。
2. 公司同仁是否絕大多數只使用Windows平台? 如果你們公司的員工同時存在著各種作業平台，且這些人都需要使用Office文件，在導入時，你將可獲得這些使用不同平台的員工的支援。
3. 你們公司對外的文件量多且雜嗎？ 如果你們公司的合作夥伴多，對外流通文件數高，又遍佈政府機關、民間企業、教育機構....，並且文件需要往來雙方進行編輯，那你真的要審慎考慮要不要導入OOo了。

(3)How

如何導入OpenOffice.org?

如果上面的三個考量重點，你的答案都是否的話，那請繼續接著看吧。

1.事前規劃
這實在是太重要了！
從導入時程、推廣範圍、教育訓練、如何分階段進行，每一個步驟都必須仔細想過

• 文件分類：將文件屬性分為內部流通、對外發布以及對外流通
• 員工分類：鮮少編輯、一般性編輯、重度編輯
• 階段性導入可依以上兩大類進行規劃

2.教育訓練
教育訓練必須是持續且深入的，讓員工了解到這是每個人都應該要學習的事情。

3.長官先行
所有長官的文件率先使用OOo，將可達到心服口服的推廣成效。

4.推廣而非強制
必須讓員工慢慢感受到周遭的文件都改變了，而不是硬要叫員工明天就開始只能使用OOo，初期許多需要大量交換且跨多單位的文件，千萬不要一下子就轉換至OOo，這麼做只會惹來民怨且事倍功半。

5.服務團隊
公司中常會使用的文件，這些格式與表格應該要有專人先以OOo製作完成，再提供給員工，大多數人都對於調整格式感到厭煩，必須有專人先把這些事情做好，大家的接受度才會高。並且有專門的障礙排除小組，讓員工一遇到問題就有人可以問，不會因此放棄使用。


以上的每個步驟，其實都可以再詳細規畫成標準程序，一一執行，事前想得越清楚，員工的聲音聽得越多，將決定實際推廣時的順利與否。

如果不能讓員工心服口服，最後就會變成陽奉陰違，大家都假裝在用OOo，但實際上卻沒人真的在用，那這樣的推廣是一點意義也沒有的。

您的公司在推廣OOo嗎? 請三思而後行，一旦開始了就請堅持到底 !